イベントを成功に収めるためには、参加者の集客だけでなく、ニーズにあったイベント企画が重要です。とはいえ、集客の方法や企画内容に悩む方も多いのではないでしょうか。
本記事では、イベントを成功させるための企画内容の考え方や、集客につながる告知の方法についてご紹介します。手順に沿って説明するので、ぜひ参考になさってください。
目次
イベントを成功させるための手順
成功させるための手順として、ここでは5つのステップに分けて紹介します。
イベントの目的とターゲットを明確にする
イベントを企画するときは、まず目的とイベント参加のターゲットを明確にすることが大切です。どのような目的で開催するかで、参加者を募るときのアプローチが異なります。
たとえば、「世界中のコク深いコーヒーを多くの方に知ってもらいたい！」という目的なら、ターゲットはコーヒー好きとなるでしょう。
ターゲット層が参加したいと思う内容を決める
次にイベントの企画を考えます。最初に決めたイベントの目的やターゲットを念頭に、最適なコンテンツ内容を企画します。
・目的が叶う企画か
・イベント参加者がどのようなメリットを得られるか
ポイントは、イベント参加者の目線を忘れないことです。主催者側がメリットを得られるのではなく、来場してくれる参加者が喜んでくれる企画を考えましょう。
ユーザー目線でコンテンツを考えるときのコツは、欲求に注目することです。お客さんがイベントに何を求めているのか、どのような成果や体験があれば満足するのかを視野に入れて、企画を詰めていきます。
加えて、イベントに出店してくれる店舗に対しても、士気が上がるコンテンツを考慮することを忘れずにしましょう。
参加しやすい日程と会場を決める
イベント企画時は、日程や会場選びも重要です。ターゲット層が参加しやすい日程と会場を選びます。
たとえば、ファミリー層を参加者として迎える場合、土日や連休期間の開催がもっとも多くの集客を見込めます。
会場選びも重要な要素です。幅広いエリアから集客したい場合は、公共交通機関を利用できる立地の会場を選びましょう。自動車でしかアクセスできないような会場は、地元住民や日常的に自動車で出かける層など、参加者が限られるおそれがあります。
イベント内容を魅力的に告知する
イベント企画や日程、会場などイベント概要が決定したら、告知作業に入ります。ただ開催情報のみを発表しても、効果的な集客はできません。
ターゲット層となるお客さんが魅力的に感じるように、告知内容や方法を工夫することが大切です。
告知内容は、イベント内容が一目で分かるタイトル、メインとなるコンテンツの魅力が伝わるレイアウトや文章を意識します。たとえば新商品のサンプリングを行う場合、「先着100名様！〇〇の新味お試しイベント」「無料体験会！〇〇を体験するチャンス」などです。
告知方法も、ターゲット層に合わせて選びます。一般的な告知方法は、新聞折込広告のほか、テレビCMやウェブ広告、SNS、メルマガ、DMなどです。
ターゲットが若年層の場合、新聞折込広告よりもウェブ広告やSNSのほうがリーチしやすくなります。一方、地元住民や高齢者をターゲットとするときは、新聞折込広告など紙媒体のチラシが効果的です。リーチさせたい層が、もっとも利用しているメディアで告知しましょう。
継続実施する場合は、結果を分析する
今後も類似イベントを開催する予定がある方は、イベント後の集客結果を分析することも大切です。どのような日程、会場規模で行い、どのような告知方法で集客したのかも含めて、さまざまな要素から分析しましょう。
イベント当日の結果のみならず、前後の反響も分析すべきポイントです。SNSでどのように拡散されているか、リアルな感想はどのような内容か、メルマガ開封率はどの程度かなども、イベントの成功に大きく影響しています。
望ましい結果が出ている取り組みは次回以降に活かし、結果が振るわなかったりトラブルが生じたりした部分は改善策を検討します。
イベント集客を成功に導くポイントとは
ここからは、イベント集客を成功に導くためのポイントを3つ紹介します。
ひと目で分かるイベントのテーマを設定する
イベントのテーマは、誰が見てもひと目で理解できる内容を意識しましょう。
たとえば、「ご当地ラーメンフェス」「ワイン好き必見！世界のワインイベント」など、分かりやすいテーマを選ぶことが大切です。複数回の開催を予定しているときは、細分化したターゲットごとに回を分ける方法もおすすめです。
テーマ設定の仕方次第で、競合との差別化を図れます。「自分のことだ」とターゲットが感じてくれるようなイベントテーマを目指しましょう。
季節性やトレンドを組み合わせる
集客率を上げる工夫として、季節性やトレンドを盛り込んだ企画も効果的です。たとえば住宅展示場では、夏祭りや子どもの日などをテーマとしたイベントを行い、ファミリー層の集客につなげています。
業界によって多少の違いはありつつも、季節性やトレンドはイベントに盛り込みやすいテーマです。春なら新生活応援や母の日、夏はお祭りやアウトドア、秋はお月見、冬は年末年始など、季節性は万人がイメージしやすいメリットもあります。
SNSでトレンドや人気イベントなどをリサーチして、企画の参考としてはいかがでしょうか。
参加へのハードルを下げる
気軽に参加できるイベントを目指すことが大切です。どのようなお店や人物が参加するかで、集客力は大きく変動します。集客率アップを目指すには、参加へのハードルを下げることが大切です。
イベント開催の準備ならHIRAKELレンタルの活用がおすすめ
イベントを開催するにあたって意外と手間がかかるのが、テントや什器など設備の手配です。定期的に開催するのであれば思い切って購入する手もありますが、次回開催までの期間が長いほど、保管やメンテナンスにかかる費用がかさんでしまいます。
短期開催時も、長期開催を計画している場合も、イベント用設備はレンタルサービスの利用がおすすめです。「HIRAKELレンタル」なら、さまざまな規模のイベントに対応できる設備が揃っています。
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1泊2日から利用でき、日額と月額の両方に対応しているため、長期開催時も最小限のコストでレンタル可能です。
まとめ
イベントの集客を左右する要素は、告知方法や内容のみではありません。どんなに魅力的なコンテンツを用意していても、イベント参加者となるターゲットが不明瞭なイベントは効果的な集客が困難です。
まずはイベントの目的やターゲットを明確にして、最適な方法で集客しましょう。企画が固まったら、イベント会場の設備手配は「HIRAKELレンタル」にお任せください。
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