飲食や物販等でのイベントを成功させるには、入念に企画を練ることが重要です。しかし、「イベントを企画したことがなく、何をしたらよいのか分からない」と困っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
この記事では、イベント企画から開催までの流れや集客を成功させるポイント、アイデアをご紹介します。イベント開催を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
イベントの成功は企画段階で決まる
イベントの企画とは、イベントを計画し、運営するための戦略的なプロセスのことです。企画では開催するイベントの目的や目標を明確にし、参加者のニーズを考慮しながら具体的な計画を立てます。
そして成功の鍵を握るのは企画です。企画段階で目標や目的が曖昧だと、期待していた結果は得られないでしょう。内容に関しても、参加者にとって魅力的な内容か、多様なアクティビティを提供できるかどうかなど、慎重に考える必要があります。
イベントを企画する際のポイント
どのようにイベント企画をしたらよいのか、企画する際に押さえておきたいポイントをご紹介します。
目的・ターゲットを明確にする
イベントを行う目的を明確にしましょう。「なぜそのイベントを開催するのか」「何を達成したいのか」を考えてみてください。目的を明確にすることで、イベントの全体像や方向性が見えてきます。
続いて、イベントに参加するターゲットを明確に定義しましょう。ターゲットの属性や特性、関心、ニーズを把握することで、要望に合わせたプログラムやコンテンツを提供できます。
参加者のメリットを考慮する
参加者にとってメリットが大きいイベントは、集客率アップにつながります。実際にイベント参加者が満足することで、イベントの評判や口コミも広まり、将来の参加者獲得にもつながります。
参加のメリットとしてわかりやすいのが、特典をつけることです。自社サービスの商品券や参加者限定アイテムなど、自社の商品やサービスに関連した特典を用意するのも良いでしょう。
季節に合わせる
内容は季節に応じたテーマやコンセプトを取り入れることも重要です。季節感のあるイベントは家族やカップルが参加しやすく人気があります。「秋はハロウィンにちなんでコスプレを絡めたイベントにする」「冬はクリスマスイベントとしてサンタクロースが登場する」などです。
流行を取り入れる
流行を取り入れたイベントも、話題性が上がるためおすすめです。例えば、社会的に注目されている「SDGs」が現代では大きな話題となっています。
大切なのは、ターゲットの年齢層に合った流行を調べることです。10代と30代とでは流行が異なる場合があるため、インターネットやSNSを駆使して調べてみると良いでしょう。とはいえ、流行を意識し過ぎるあまり、開催目的から外れないように注意が必要です。
オリジナリティを大事にする
世の中には多くのイベントが開催されており、実際に似たような内容のイベントはいくつも存在します。独自性があってユニークなイベントは魅力的で注目が集まりやすく、集客効果も高いでしょう。
ほかのイベントと差別化し、参加者の記憶に残るためにも、入念にイベントの内容を練りましょう。
イベントの企画から開催までの流れ
続いては、イベントの企画から開催までの流れを大きく3工程に分けて説明します。
予算・会場・スケジュールなどを決める
開催目的に沿って、予算や会場、スケジュールなどを決めます。予算を決めるうえで、まずは必要な経費を洗い出しましょう。会場費、装飾費、広告宣伝費、スタッフの給与、機材レンタルなど、イベントにかかる予定費用をリストアップします。
会場は、目的や規模に合った場所を選びましょう。ホテル、展示場、屋外スペースなど、イベントの性質に適した場所を探します。会場は駅やバスからのアクセスなどにも注意が必要です。
スケジュールは、1日イベント、複数日イベント、半日イベントなど、目的に合った適切な期間を決定します。天候にも注意しながら開催日程を決めましょう。
宣伝・告知する
詳細が決まったら、どのような方法で集客するかを決めます。公式サイトやSNS、メディアなど宣伝方法はさまざまですが、ターゲットにアプローチしやすい広告の種類を見極めることも重要です。
若者をターゲットにしているならばSNS、シニア層にアプローチしたいならば折り込みチラシなどもおすすめです。費用対効果も考慮しながら宣伝方法を選んでみてください。
イベントの準備〜開催
イベント当日に向けて準備を進めます。イベント当日の内容や流れを考慮しながら、人員配置や装飾を決めましょう。スムーズに進行するように、スタッフとの情報共有も念入りに行います。
また、イベント参加者にアンケートを取ると、参加者の満足度や要望を収集でき、次回のイベントの改善につながります。
集客を成功させる！イベント企画のアイデア7選
たくさんのお客様に来ていただくために、イベントの目玉は何にすればよいか、悩ましいところですよね。ここでは、集客を成功させるためのアイデアをいくつかご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
【アイデア1】ゲストを呼ぶ
お笑い芸人やアイドル、専門家など、ゲストを呼ぶことで集客アップが見込めます。ゲストを選ぶ際は、イベントの目的やテーマに合致するかどうかも大事なポイントです。
例えば、食べ物に関連したイベントであれば、フードファイターや有名な料理人などがあげられます。ゲストを呼ぶには、キャスティング会社を経由するのが一般的です。また、SNSやメールで直接交渉してみるのも良いでしょう。
【アイデア2】参加者同士の交流会
参加者同士がつながり、交流を深めることで、イベントの魅力や価値を向上させられます。参加者を小グループに分けて、グループ活動やワークショップを行うのも良いでしょう。チームビルディングゲームや共同作業、ディスカッションなどを通じて、参加者同士の交流が深められます。
こういった参加者同士の交流会では参加者の生の声が聞けるため、効果測定しやすい点も大きなメリットです。
【アイデア3】ハッシュタグを作る
独自のハッシュタグを作ることで、SNSの拡散効果が見込めます。ハッシュタグは短く、覚えやすいものが効果的です。イベント名やテーマに関連するキーワードやフレーズを使用し、参加者が簡単に入力できるハッシュタグを作成しましょう。
注意すべきなのは、既存のタグと重複することです。ほかのイベントや一般的な単語とは区別されるような特徴的なハッシュタグを作成することで、参加者がイベントに関連するコンテンツを簡単に見つけられるようになります。
イベントの関連コンテンツ（写真、ビデオ、投稿）には積極的にハッシュタグを活用しましょう。
【アイデア4】来場者特典を用意する
参加者に特典を提供することで参加意欲を高め、イベントへの満足度や価値を向上させられます。来場者特典としては、割引クーポンや無料サンプル、限定グッズなどが挙げられます。自社の製品やサービスに関連した特典を配ることで、自社のマーケティングにもなります。
【アイデア5】参加費を無料にする
参加費を無料にすることで、イベント参加のハードルを下げられ、集客率アップにつながります。ただし、予算との兼ね合いもあるため、ボランティアやスポンサーシップなどを活用してイベント運営費を補填する必要があります。
【アイデア6】自治体・他社とコラボする
自治体とのコラボレーションによって、地域住民の関心をそそり、集客率アップに期待できます。地域の活性化につながるようなイベントにすると、より魅力的なイベントになるでしょう。
【アイデア7】オンライン型のイベントにする
オンライン型のイベントにすることで、地理的な制約もなく、多くの人が参加しやすくなるほか、会場費が削減できるなどのメリットがあります。イベントの内容によってはオンラインが適していない場合もあるため、慎重に検討することが必要です。
まとめ
イベントは企画段階が非常に重要であり、成功の鍵を握ります。まずはイベントの目的やターゲットを明確にしてみてください。そして参加者にとってもメリットになるようなイベントを考えてみましょう。
イベントに出店する際の空間づくりには、HIRAKELレンタルがおすすめです。HIRAKELでイベント用品をレンタルすることで、統一感のあるオシャレなイベント空間を創出できます。またコンテナやマルシェブースなどの「箱」に加えて飲食設備セット等の物品もまとめてレンタル可能です。ぜひご利用ください。
