イベントを成功させるためには、参加者の集客が欠かせません。しかし、集客の方法に悩む方も多いのではないでしょうか。今回は、イベント集客を成功させるための基本的な手順や、イベント集客を成功に導くポイントについて紹介します。
目次
イベント集客を成功させるための基本的な手順
イベント集客を成功させるための手順として、ここでは6つのステップに分けて紹介します。
ステップ1｜イベントの目的とターゲットを明確にする
イベント集客を成功させるには、まずイベント自体の目的とターゲットを明確にしておくことが大切です。どのような目的で開催するかで、参加者を募るときのアプローチが異なります。
例えば、「世界中のコク深いコーヒーを多くの方に知ってもらいたい！」という目的なら、ターゲットはコーヒー好きとなるでしょう。効率的なターゲティングを行うためには、STP分析やSWOT分析などを活用するのが効果的です。
STP分析とは、ターゲティングやポジショニング、セグメンテーションなどを活用して、イベントの狙いを明確にする分析手法です。SWOT分析では、自社が置かれている環境を「強み」「弱み」「機会」「脅威」の4つに分類したうえで、ターゲット戦略を策定します。
ターゲット像がはっきりと定まっていない場合は、これらの分析手法を活用して、ターゲティングを行いましょう。
ステップ2｜ターゲットにとってのメリットを考える
次にターゲットにとってのメリットを考えます。最初に決めたイベントの目的を念頭に置いて、ターゲットにとってメリットが大きいコンテンツ内容を企画しましょう。
ポイントは、イベント参加者の目線を忘れないことです。主催者側がメリットを得られるのではなく、来場者が喜んでくれることが大切です。
ユーザー目線でコンテンツを考える際は、欲求に着目しましょう。参加者がイベントに何を求めているのか、どのような成果や体験があれば満足するのかを視野に入れて、企画を詰めていきます。
ターゲットが「行きたい」と感じるコンテンツを企画できれば、自然と集客につながります。
ステップ3｜参加しやすい日程と会場を決める
イベント企画時は、日程や会場選びも重要です。ターゲット層が参加しやすい日程と会場を選びます。
例えば、ファミリー層を参加者として迎える場合、土日や連休期間の開催がもっとも多くの集客を見込めます。
会場選びも重要な要素です。幅広いエリアから集客したい場合は、公共交通機関を利用できる立地の会場を選びましょう。自動車でしかアクセスできないような会場は、地元住民や日常的に自動車で出かける層など、参加者が限られるおそれがあります。
イベントの内容やターゲット次第では、オンラインで開催するのもおすすめです。オンラインで開催、オンラインとオフラインのハイブリッドで開催など、イベントの目的やターゲットに応じて、最適な方法を選びましょう。
オンラインとオフラインのハイブリッドでイベントを開催できれば、参加者の利便性が向上し、集客につながります。多忙でイベント参加のための時間を確保するのが難しい方や、遠方に住んでいて物理的に参加が難しい方にアプローチできるのが、オンラインでイベントを開催するメリットです。
ステップ4｜予算を把握する
イベント企画時は、コストを計算することも大切です。イベントの開催によって得られる成果を踏まえて、費用対効果を検討しましょう。
予想される成果を可視化できたら、それに応じた予算を立てます。魅力的なイベントを企画できても、必要なコストが高く、資金を用意できない場合は内容の見直しを行いましょう。
また、十分な利益が得られるか考えることも大切です。必要な予算の計算を行いながら、費用対効果が高くなるように、イベントの内容をブラッシュアップしましょう。
ステップ5｜イベント内容を魅力的に告知する
イベント企画や日程、会場、予算などイベント概要が決定したら、告知作業に入ります。ただ開催情報のみを発表しても、効果的な集客はできません。
ターゲット層となる参加者が魅力的に感じるように、告知内容や方法を工夫することが大切です。
告知内容は、イベント内容が一目でわかるタイトル、メインとなるコンテンツの魅力が伝わるレイアウトや文章を意識します。例えば新商品のサンプリングを行う場合、「先着100名様！〇〇の新味お試しイベント」「無料体験会！〇〇を体験するチャンス」などです。
告知方法も、ターゲット層に合わせて選びます。一般的な告知方法は、新聞折込広告のほか、テレビCMやWeb広告、SNS、メルマガ、DMなどです。
ターゲットが若年層の場合、新聞折込広告よりもWeb広告やSNSのほうがリーチしやすくなります。一方、地元住民や高齢者をターゲットとするときは、新聞折込広告など紙媒体のチラシが効果的です。リーチさせたい層が、もっとも利用しているメディアで告知しましょう。
ステップ6｜継続実施する場合は、結果を分析する
今後も類似イベントを開催する予定がある方は、イベント後の集客結果を分析することも大切です。どのような日程、会場規模、予算で行い、どのような告知方法で集客したのか、費用対効果はどれくらいだったのかも含めて、さまざまな要素から分析しましょう。
イベント当日の結果のみならず、前後の反響も分析すべきポイントです。SNSでどのように拡散されているか、リアルな感想はどのような内容か、メルマガ開封率はどの程度かなども、イベントの成功に大きく影響しています。
望ましい結果が出ている取り組みは次回以降に活かし、結果が振るわなかったりトラブルが生じたりした部分は改善策を検討します。
イベント集客を成功に導くポイントとは
上記で紹介した基本的な手順に加えて、イベント集客を成功に導くためのポイントを5つ紹介します。
ひと目でわかるイベントのテーマを設定する
イベントのテーマは、誰が見てもひと目で理解できる内容を意識しましょう。
例えば「ご当地ラーメンフェス」「ワイン好き必見！世界のワインイベント」など、わかりやすいテーマを選ぶことが大切です。複数回の開催を予定しているときは、細分化したターゲットごとに回を分ける方法もおすすめです。
テーマ設定の仕方次第で、競合との差別化を図れます。「自分のことだ」とターゲットが感じてくれるようなイベントテーマを目指しましょう。
季節性やトレンドを組み合わせる
集客率を上げる工夫として、季節性やトレンドを盛り込んだ企画も効果的です。例えば住宅展示場では、夏祭りや子どもの日などをテーマとしたイベントを行い、ファミリー層の集客につなげています。
業界によって多少の違いはありつつも、季節性やトレンドはイベントに盛り込みやすいテーマです。春なら新生活応援や母の日、夏はお祭りやアウトドア、秋はお月見、冬は年末年始など、季節性は万人がイメージしやすいメリットもあります。
SNSでトレンドや人気イベントなどをリサーチして、企画の参考としてはいかがでしょうか。
参加へのハードルを下げる
集客力を高めるには参加へのハードルを下げることも大切です。「初心者歓迎」といった文言を盛り込んだり、初回参加は無料にしたりして、気軽に参加できるイベントを目指しましょう。
早い時期から集客を開始する
イベントはなるべく早い時期から情報発信を行いましょう。イベント情報を発信する時期が遅くなると、参加者が別の予定を立ててしまうかもしれません。
参加者がスケジュールを確保しやすくなるため、早い時期から情報発信を行った方が親切です。しかし、情報解禁が早すぎると、キャンセル数が増えるリスクも増加します。
イベントを開催する数か月前は、概要や日程などの情報のみを発信しましょう。開催が近づくにつれて、徐々に特典やゲストなどの情報を公開していくのがおすすめです。
イベント後にフォローアップする
イベント後には、フォローアップを行いましょう。例えば、アンケートやお礼メールなどを送信するのが効果的です。
SNS上でイベントのアーカイブ動画を公開したり、関連情報をシェアしたりするのも効果的です。また、イベント参加者に対して、次回イベントの情報を優先的に提供すれば、リピーターの確保に繋がります。
イベントに参加して良かったと思ってもらえるようなフォローアップを実施し、次回のイベントの成功につなげましょう。
イベント開催の準備ならHIRAKELレンタルの活用がおすすめ
イベントを開催するにあたって意外と手間がかかるのが、テントや什器など設備の手配です。定期的に開催するのであれば思い切って購入する手もありますが、次回開催までの期間が長いほど、保管やメンテナンスにかかる費用がかさんでしまいます。
短期開催時も、長期開催を計画している場合も、イベント用設備はレンタルサービスの利用がおすすめです。「HIRAKELレンタル」なら、さまざまな規模のイベントに対応できる設備が揃っています。
小規模なイベントに適したHIRAKELマルシェやHIRAKELテント、飲食出店に適したコンテナ型店舗など、デザインも豊富です。複数台並べれば、おしゃれな会場に仕上がります。
1泊2日から利用でき、日額と月額の両方に対応しているため、長期開催時も最小限のコストでレンタル可能です。
まとめ
イベントの集客を左右する要素は、告知方法や内容のみではありません。どんなに魅力的なコンテンツを用意していても、ターゲットが不明瞭なイベントでは効果的な集客が難しくなります。
まずはイベントの目的やターゲットを明確にして、最適な方法で集客しましょう。企画が固まったら、イベント会場の設備手配は「HIRAKELレンタル」にお任せください。
テントやコンテナなど複数種類の出店用設備を取り揃えております。最短1泊2日からご利用いただけますので、社内や店舗の小規模イベントにもご活用いただけます。
