イベントを成功させるためにはイベントの企画・運営などの基本的な流れを把握し、ポイントを押さえておくことが重要です。
企画をどれだけ練り込んだかによって、イベントの成功率が変わると言っても過言ではありません。
本記事ではイベントを企画する方に向けて、イベント企画の全体像を解説するとともに、ぜひとも知っておいて頂きたいノウハウ、注意点や手順をご紹介します。
目次
イベント開催の目的を明確に
イベントの企画立案を行う際には、イベントの目的、すなわち「何のためにそのイベントを開催するのか」という点を明確にしておくことが重要です。
イベント開催の目的を明文化して定義しておくことでブレのないイベント企画の作成が可能となり、関係者間での認識の共有が行いやすくなります。
また来場して頂くお客様にもアプローチが行いやすくなります。
目的別のイベント事例をご紹介します。
・地域交流が目的
自治体や町内会が同じ地域に住んでいる人同士の交流を深めるために開催したり、
地元の企業や病院が地域の人々と交流を深めるために開催されたりしています。
具体的には、夏祭りや納涼大会・もちつき大会など、小・中規模の祭りが多いです。
加えて、企業や病院が開催するケースでは、定番の内容に加えて個性がプラスされることもあります。
例えば、工場開催のお祭りでは、特別に工場見学やお土産をプレゼントする場合もありますし、
病院開催のお祭りでは、ヘルシーな料理を振舞ったり健康トークショーを開催したりしているケースもあります。
・地域活性が目的
地域内で楽しむだけではなく、地域外から人を呼び込むためにフェスティバルや祭りを開催されることもあります。
海鮮や牛肉などブランド力のある食材を振舞うフェスティバルや、昔ながらの伝統を受け継いでいるお祭りなど、
多くの人に訪れてもらうよう、比較的大きな規模で行われる場合が多いです。
・地域や商品の認知度アップが目的
最近では、「○○県の魅力を発信したい！」や、「この特産品をもっと広めたい」といった目的で
開催されるケースも増えてきており、地元食材を使った料理の屋台や販売をするお祭りやなどがあります。
比較的小さな規模のお祭りから大々的にプロモーションする大きなフェスティバルまでさまざまです。
イベントのターゲットは誰？
イベントの目的が明確になったところで実際に企画を立てていきますが、この際に念頭においておくべきなのは、「ターゲットの関心を惹くこと」を重視して考えるということです。
イベントの趣旨がどれだけ立派で崇高なものであっても、参加するターゲットの関心を惹き付けることができなければ、そもそもイベントに参加してもらうことができません。
参加してもらうことが出来たとしても、「面白かった」「有意義だった」と参加者に感じてもらえなければ、イベントの効果は半減してしまいます。
ターゲットの絞り方ですが、前述でお伝えしたように、まず“何のためにイベントを開催するか”をはっきりさせると、ターゲットとなる層が決まってきます。
このターゲットにマッチするようにお店や内容を考えると、より良いものになります。
例えば、地域住民の交流を目的とした自治体のお祭りなら、老若男女の幅広い層がターゲットになるので、屋台やわなげ・当て物などの縁日のお店を出したり、伝統的な踊りを一緒に踊って楽しんだりとバラエティ豊かな内容にすると楽しんでもらえるでしょう。
また、ご当地お酒の認知拡大を狙った日本酒イベントなら、20歳以上がターゲットになるので、日本酒に合う料理を中心としたお店を出したり、音楽を演奏したりと、大人が喜ぶ内容に絞り込むのも手です。
イベントは、ターゲット層を明確にすることで成功しやすくなります。誰に何を伝えたいのかが不明確だと、効果的なイベントの実施は難しいです。
イベントの目的は何なのか考え、どのような人に来てもらいたいか、具体的なイメージをすることが大切です。
アイデアは0から作らない
イベントの企画を立案するにあたって、具体的にどのようなイベントにすべきかのアイデアが浮かばないことも時にはあると思います。
そんな場合は、他社のイベント事例を参考にするのも良い方法です。
もちろん、完全に真似をするだけではターゲットの関心を惹くことはできません。
あくまでもアイデアの部分だけを参考にするに留め、具体的なテーマや内容についてはオリジナルの企画を考えることが大切です。
季節に合ったイベントにすると考えやすいかもしれません。
4月
桜の季節なので花見イベントや、新社会人向けのイベントが考えられます。
8月
夏休みシーズンなので、お子様向けの夏祭りイベントや老若男女楽しめる花火イベントなどがよいかもしれません。
10月
秋は美味しい食べ物が多くなってくると言われている季節です。食イベントはいかがでしょうか。
12月
1年に一回のクリスマス関連のイベントは集客が期待できること間違いなしです。
このように、その季節にあったイベントを行うと関心を持つ参加者が増えます。また、いま話題の時流にあったテーマについてのイベントにも注目が集まるでしょう。
ただし、あくまで本来の目的やターゲットありきです。取ってつけたように、タイトルに季節性を入れるだけでは意味がありません。必ずしも入れる必要はありませんが、季節性・時流に沿った要素を入れる場合は、そのテーマに沿ったコンテンツをしっかりと用意することをおすすめします。
イベントのコンテンツを用意する
イベントの内容であるコンテンツを用意する際、6W2Hを意識するとよいでしょう。
この6W2Hを意識してコンテンツを作成することで良いコンテンツになります。
・why：なぜ
イベントをする目的は何かを決めます。その際、イベントを通じてどんなことを達成したいかも決めておきましょう。
・who：誰が
イベントを誰が開催するのかを決定します。そのため、このタイミングでイベントの主催者、後援、協賛等も考える必要があります。また、主催者はイベントで起こった責任を担うことになるため、時間をかけて決めるようにしましょう。
・whom：誰に
イベントを誰にお届けするのかを決めます。そのため、イベントに参加してほしいターゲットをこのタイミングで決定します。また、ターゲットが明確なほどイベントのコンテンツを決定しやすくなります。
・what：何を
イベントを開催することで参加者に何を届けられるかを決定します。そのため、イベントのコンテンツをこのタイミングで大まかに決めていきます。また、イベント開催後に参加者にとってほしいアクションを引き出すためにとても重要な工程になります。
・when：いつ
イベントをいつ開催するか決定します。このタイミングでイベントを開催する日程や時刻を大まかに決めていきます。そのため、イベントに多くの方が参加できるように日程を組む必要があり、どのように告知するのかも決めていくため、とても重要な工程になります。
・where：どこで
イベントをどこで開催するのかを決めていきます。イベントを開催する場所によっては、参加者の数が減少してしまう可能性もあるため、慎重に選ぶようにしましょう。
・how：どのように
イベントをどのように開催すれば参加者のニーズに応えられるかを考えていきます。この工程で参加者のニーズに応えるために必要なことを洗い出し、良いイベントが開催できるようにしましょう。
・how much：どれだけ
イベントを開催するためにどのくらいの費用がかかるのかを調べます。そのため、この工程でイベントの予算および積算、管理方法を決定していきます。コストを削減できるところはしっかりと削減し、イベントの重要な部分にはコストをかけ、良いコンテンツをお届けできるようにしましょう。
まとめ
ここまでイベントを企画する方に向けて、企画・運営などの基本的な流れを解説してきました。
イベントを開催するにあたって、物品を販売するブースや、食べ物を提供するブースが必要になってくるかと思います。
テントのレンタルを検討される方も多くいらっしゃると思いますが、HIRAKELなら、ワゴン型屋台やコンテナ型店舗をレンタルできるので簡単におしゃれなイベントを企画する事が可能です。
イベント企画をする上で、ブース設置にお悩みの方がいらっしゃれば、ぜひHIRAKELにご相談ください。
